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Energie AG Oberösterreich

Die Energie AG Oberösterreich wurde 1892 gegründet. Sie ist ein Energie- und Dienstleistungskonzern für Strom, Gas, Wärme, Wasser sowie Entsorgungs- und IKT-Dienstleistungen.

Das Segment Energie umfasst das Kerngeschäft des Konzerns und beinhaltet alle Stufen der Wertschöpfungskette des Stromgeschäftes, von der Erzeugung über die Verteilung bis hin zu Ein- und Verkauf sowie die Bereiche Erdgas und Wärme.
Als Infrastrukturkonzern versorgt Sie mehr als 450.000 Kunden über das 30.000 Kilometer lange Hoch- und Niederspannungsnetz mit Strom und über das 5.000 Kilometer lange unterirdische Leitungsnetz mit Erdgas. Die Energie AG erzeugt einen Teil des Stroms in ihren eigenen 74 Kraftwerken (Wasserkraftwerke, thermischen Kraftwerke und Verwertungsanlagen, Photovoltaikgroßkraftwerke und dezentralen Photovoltaik-Bürgerkraftwerke, Windkraftanlagen) nach höchsten ökologischen Standards.

Insgesamt sind mehr als 4.000 Mitarbeiter beschäftigt und es wurde im Geschäftsjahr 2017/2018 ein Umsatz von 1.600 Mio. Euro erzeugt.

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Die Entstehung eines mobilen WFM-Systems

Die Energie AG Oberösterreich kam bis ins Jahr 2019 ohne eigenes Workforcemanagement System aus. Dies führte in der Vergangenheit zu hohen Prozesskosten für den Netzbau und die technische Entwicklung, Überschneidungen bei Tätigkeiten und Projekten und Ineffizienten in der internen Kommunikation.

Aus diesem Grund wurde eine Vorstudie zu Kosten-Nutzen Analyse von WFM-Systemen durchgeführt. Diese hat eindeutig belegt, dass ein mobiles WFM-System bereits nach kurzer Zeit erhebliche Kosten einsparen und Prozesse beschleunigen kann. Bei einer folgenden Marktanalyse wurden Standard-WFM-Systeme analysiert. Aufgrund spezieller Anforderungen der Energie AG und der Notwendigkeit zur Ausschreibung nach Bundesvergabegesetz wurde jedoch entschieden, ein individualisiertes System zu spezifizieren und auszuschreiben.

Da die Energie AG OÖ höchste Qualitätsansprüche hat, wurde die Expertise der Spezialisten von ReqPOOL hinzugezogen. ReqPOOL hat aufgrund von langjähriger Zusammenarbeit mit Energie AG in früheren Projekten bereits Erfahrungen mit den harten Qualitätskriterien der Energie AG OÖ gesammelt. Die gemeinsame Vertrauensbasis erleichtert die Projektumsetzung.

 

Eine effiziente Anforderungserhebung: Das Scopedokument

Die Hauptanforderung an das zukünftige WMF-System war klar: Es muss für die mobilen Mitarbeiter im Feld eine Arbeitserleichterung darstellen. Bis dato müssen zum Beispiel die Monteure vor Ort mehrere E-Mail Programme überprüfen, um Aufträge abzurufen, da diese nicht sinnvoll zusammengeführt werden konnten. Zur Vereinfachung werden Aufträge nun im digitalen WFM-System zusammengefasst. Im Jänner 2019 fand diesbezüglich das erste Kick-Off statt.

Anforderungserhebung: Durch die bereits vorhandene Expertise der ReqPOOL mit WFM-Systemen im Energiebereich konnte auf einen bereits vorhandenen Anforderungskatalog aufgesetzt werden. Innerhalb von nur 2 Monaten wurden in regelmäßigen Workshops mit den Fachbereichen Anforderungen auf die Energie AG OÖ zugeschnitten. Dabei folgte man iterativen Prozess von grober zu feiner Granularität der Information. Dabei konnten bestehende Anforderungen für die Energie AG OÖ adaptiert werden, neue Anforderungen entstehen oder Module weggelassen werden.

Das Hauptziel war es dabei, den straffen Zeitplan der Energie AG einzuhalten und so Ende 2019 bereits mit der Umsetzung beginnen zu können. Dabei spielten die Best-Practises und Vorlagenkataloge von ReqPOOL eine große Rolle.

Ausschreibungsprozess: Nachdem die Zuschlagskriterien für eine EU-weite Bestbieter-Ausschreibung in Workshops mit dem Einkauf festgelegt wurden und Ende März der Anforderungskatalog bereits sehr weit fortgeschritten war, konnte die 2-stufige Ausschreibung beginnen. Ab April wurden die Teilnahmeanträge mit konkreten Anwendungsfällen veröffentlicht. Bereits im Mai gab es die ersten Rückmeldungen von bis zu 30 Anbietern. Anfang Juli konnten die vollständigen Ausschreibungsunterlagen inklusive aller Anforderungen fertig gestellt und versandt werden.

Nach einer Präsentationsphase im September 2019 erfolgt die Auswahl des Umsetzers und der Kick-Off im November 2019. ReqPOOL unterstützt hierbei sowohl bei Hearings als auch bei der Angebotsbewertung sowie der Verhandlung des Projektvertrags.

Nach Beginn der Umsetzung wurde bereits festgelegt, dass ReqPOOL über die gesamte Projektlaufzeit das Projektmanagement der Energie AG mit Experten für Anforderungsmanagement, Prozessmanagement, agile Vorgehensweisen (SCRUM) sowie Testing und Abnahme unterstützen wird. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gestaltung der GUI. Auch hier hat ReqPOOL Erfahrung in WFM-Systemen einfließen.

 

Was wird die Lösung alles können – Zukunftsaussichten:

Das mobile WFM-System wird die Einsatzplanung und Auftragssteuerung von bis zu 500 Mitarbeitern und Fremdfirmen im Feld effizienter als bisher gestalten. Es wird Monteuren vor Ort die Möglichkeit bieten neue Aufträge zu erstellen, sowie Projektrelevante Daten und Zeiten abzurufen und zu speichern. Den Mitarbeitern im Backoffice wird es die Möglichkeit bieten aussagekräftige Reports zu verfassen und Projekte einfacher zu planen. Es erleichtert so den gesamten Workflow und Kommunikation aller Mitarbeiter.

Aufgrund des Erfolgs des Projekt wurden bereits weitere Nachfolgeprojekte zwischen Energie AG und ReqPOOL vereinbart.

 

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Andreas Viehauser

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